Trong thời đại số hóa, doanh nghiệp đang đối mặt với vô vàn thách thức: quản lý tồn kho phức tạp, quy trình làm việc rời rạc, khó khăn trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Giải pháp cho những vấn đề này có thể nằm ngay trong tầm tay bạn – phần mềm ERP. Hãy cùng khám phá cách ERP đang cách mạng hóa cách doanh nghiệp vận hành và mang lại hiệu quả vượt trội.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập tới tất cả các yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc – trước khi quyết định có triển khai ERP trong doanh nghiệp hay không và triển khai như thế nào.

1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và điều phối tất cả các hoạt động kinh doanh cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.

Hình dung đơn giản, ERP giống như một trung tâm điều khiển của một nhà máy lớn, nơi tất cả các thông tin về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự… đều được tập trung và kết nối với nhau. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn các hoạt động kinh doanh của mình.

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

2. Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – phân tích dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.

3.1 ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

3.2 ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong  quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.

Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

3.3 ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.

3.4 ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

3.5 ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.

4. ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?

ERP là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả mọi hoạt động, từ sản xuất đến bán hàng, tài chính. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến ERP. Vậy, doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP?

Những doanh nghiệp nên sử dụng ERP:

• Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: Với số lượng giao dịch lớn, nhiều bộ phận và nhiều loại sản phẩm/dịch vụ, ERP giúp quản lý và kết nối tất cả các hoạt động một cách hiệu quả.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: ERP giúp đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.
• Doanh nghiệp muốn tăng trưởng: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, ERP giúp quản lý sự tăng trưởng, đảm bảo các quy trình hoạt động trơn tru.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí: ERP giúp giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả hoạt động, từ đó giảm chi phí.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất: ERP tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công việc thủ công, giúp nhân viên tập trung vào các công việc sáng tạo hơn.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng dịch vụ: ERP giúp quản lý khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác.

5. Những lưu ý khi triển khai ERP

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây khi triển khai ERP:

5.1 Lên kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi triển khai 

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ càng về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP, lý do là vì:

• ERP tốn nhiều chi phí triển khai lớn: 

Theo ERP Report 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000. Mức chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.), loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt), tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.).

Với mức chi phí đó, bạn sẽ sở hữu gói hệ thống tổng hợp với đầy đủ các phân hệ của ERP. Tuy nhiên đa phần các doanh nghiệp không cần thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau.

• ERP tốn nhiều thời gian triển khai:

Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ rơi vào khoảng từ 2- 5 năm. Lượng thời gian triển khai lớn đến từ nhiều lý do như: ERP cần phải chạy thử và cải tiến nhiều lần trước khi đem vào sử dụng, doanh nghiệp cần trang bị cơ sở hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để đáp ứng việc triển khai ERP, nhân viên mất nhiều thời gian để thích ứng với hệ thống mới,…

Thời gian triển khai ERP lâu có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thành đã có thể trở nên nên lạc hậu, không còn phù hợp với những đặc điểm vận hành của doanh nghiệp hiện tại. Thêm vào đó, thời gian triển khai còn kéo theo gia tăng về chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.

5.2 Cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP 

Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hoá, khi đem lên một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài thì sẽ gây ra những thất thoát lớn cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu. Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng

5.3 Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể, cụ thể: 

• Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới.
• Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.
• Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.

Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:

• Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp
• Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…

Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.

6. Phương pháp kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ

Tại Việt Nam hiện nay, một số doanh nghiệp cũng đã và đang sử dụng phần mềm chuyên biệt hỗ trợ song song với ERP và đạt được những hiệu quả nhất định. Một trong số đó có thể kể đến Boston Pharma – đơn vị sản xuất dược hàng đầu tại Việt Nam, với 200 sản phẩm là thuốc và thực phẩm bảo vệ sức khỏe, cung cấp cho người dùng 1 tỷ đơn vị sản phẩm mỗi năm. 

Trong khi ERP chưa thể bao quát được tất cả bài toán doanh nghiệp gặp phải, sự bổ trợ tính năng từ các phần mềm của Base sẽ là nút add-on hoàn hảo, giúp doanh nghiệp quản trị vận hành toàn diện và hiệu quả hơn.

Lấy ví dụ về đề xuất mua nguyên vật liệu trong sản xuất:

Hệ thống ERP có các luồng phê duyệt cố định với các đơn hàng mua nguyên vật liệu lớn và định kỳ của nhà sản xuất. Tuy nhiên trong quá trình, đôi khi sẽ phát sinh thêm các đơn hàng nhỏ: mua  thêm nguyên vật liệu, đồ bảo hộ,… Nếu những khoản chi nhỏ này xử lý trên quy trình cố định của ERP thì phải qua nhiều lượt duyệt không cần thiết, dẫn đến tốn thời gian.