Chuyển đổi số với việc ứng dụng các phần mềm vào việc vận hành và quản trị doanh nghiệp, tổ chức đã và đang trở thành xu hướng hiện nay, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh. Vậy phần mềm chuyển đổi số là gì? Đặc điểm và lợi ích của phần mềm chuyển đổi số với doanh nghiệp, tổ chức là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về phần mềm chuyển đổi số.
PHẦN MỀM CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ?
Chuyển đổi số là một từ khoá hot trong những năm gần đây, nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động sâu rộng lên mọi lĩnh vực, ngành nghề trong xã hội. Chuyển đổi số khác với số hoá, nói chính xác hơn số hoá chỉ là một phần trong chuyển đổi số. Chuyển đổi số là việc thay đổi toàn bộ phương thức làm việc từ cách thức thủ công, truyền thống lên trên nền tảng số.
Phần mềm chuyển đổi số đã trở thành xu hướng hiện nay
Phần mềm chuyển đổi số chính là công cụ đắc lực hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, là tập hợp các phần mềm hỗ trợ quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng các công nghệ mới hiện nay như Cloud, IoTs, Big data.
Phần mềm chuyển đổi số số hoá toàn bộ các thao tác, nghiệp vụ trong doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, kế toán, sản xuất, quản lý kho, quản lý công việc, chăm sóc khách hàng,…Toàn bộ các công việc, môi trường làm việc được số hoá lên một nền tảng duy nhất, giúp các quyết định được đưa ra nhanh hơn, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM CHUYỂN ĐỔI SỐ
Dễ dàng tiếp cận khách hàng
Với doanh nghiệp truyền thống, việc tiếp cận khách và quản lý mối quan hệ với khách hàng thường gặp nhiều khó khăn và chậm trễ, để lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Với sự hỗ trợ của các phần mềm, toàn bộ thông tin về khách hàng được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được nhu cầu, nguyện vọng cũng như những thông tin về khách hàng để gia tăng cơ hội bán hàng.
Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm hiện đại cũng giúp tăng mức độ tín nhiệm với khách hàng, từ đó khách hàng có sự ưu ái hơn với doanh nghiệp trong các quyết định mua hàng/sử dụng dịch vụ.
Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp
Chi phí marketing, chi phí in ấn, vận hành một bộ máy thường tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản kinh phí khổng lồ. Với sự hỗ trợ của các phần mềm chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được nhiều chi phí, lãng phí trong vận hành doanh nghiệp.
Bên cạnh chi phí tiền bạc, chi phí thời gian cũng được tiết kiệm tối đa khi các báo cáo được tự động hoá, nhân viên không còn mất thời gian tổng hợp, báo cáo công việc vào cuối tháng, có thêm thời gian để trau dồi kỹ năng và làm các công việc tạo ra nhiều giá trị hơn cho công ty.
Nâng cao hiệu quả công việc, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
Hiệu quả công việc được nâng cao nhờ việc kế thừa các dữ liệu giữa các bộ phận. Ví dụ như với quy trình duyệt báo giá truyền thống, nhân viên kinh doanh phải cân đối tài chính với bộ phận kế toán, sau đó chờ lãnh đạo/quản lý duyệt báo giá thì mới có thể báo giá cho khách hàng. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Với các phần mềm chuyển đổi số, quy trình thực hiện và duyệt báo giá chỉ diễn ra trong vài phút, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
ĐẶC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM ERP CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái niệm phần mềm ERP (ERP) đã không còn xa lạ với những nhà quản trị doanh nghiệp. Phần mềm ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning (tạm dịch: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược được sử dụng để quản lý thông tin trong một doanh nghiệp, tổ chức.
ERP là công cụ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý kinh doanh – sản xuất, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp sẽ bao gồm nhiều công cụ như: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, Mua hàng, bán hàng, quản lý nhân sự, Quản lý Kho, quản lý Dự án…
Ứng dụng hệ thống ERP vào quản trị doanh nghiệp sản xuất là xu hướng của ngành sản xuất hiện tại dưới sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Việc ứng dụng ERP vào sản xuất sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:
Công cụ quản trị toàn diện:
Hệ thống ERP sẽ đem đến một công cụ quản trị không chỉ dành cho bộ phận sản xuất mà còn tất cả các bộ phận khác trong một doanh nghiệp như: Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, Nhân sự,…Tất cả các công việc được thực hiện trên một nền tảng duy nhất giúp gắn kết chặt chẽ các phòng, ban, bộ phận với nhau, tạo ra một môi trường tương tác mở và bảo mật cho doanh nghiệp.
Dòng chảy thông tin được liền mạch, cập nhật liên tục:
Thay vì việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ, không có tính kết nối về mặt dữ liệu, hệ thống ERP sẽ giúp dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp được liền mạch. Dữ liệu liên thông và kế thừa giữa các phòng ban giúp cho thông tin liên tục được cập nhật, liền mạch. Từ đây, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận biết những vấn đề phát sinh trong công việc, có cơ sở để ra các quyết định đúng đắn, nắm bắt được thông tin về tình hình, tiến độ sản xuất, thông tin về dòng tiền, không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh.
Giảm thiểu những sai lệch, phát sinh trong sản xuất:
Lãng phí nguyên vật liệu là một vấn đề nan giải trong sản xuất. Với sự hỗ trợ của hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phát hiện ra được những nguyên nhân dẫn đến sai lệch, phát sinh trong quá trình sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp cải tiến để giảm thiểu các vấn đề này.
Tiết kiệm chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp
Chi phí quản lý kho bãi, vận hành doanh nghiệp thường khá tốn kém với các doanh nghiệp sản xuất vận hành theo các phương thức truyền thống, sử dụng nhiều giấy tờ thủ công. Việc ứng dụng ERP sẽ giúp cắt giảm các chi phí giấy tờ, in ấn, công sức của các bộ phận. Từ đó, các phòng ban có thời gian để thực hiện các nhiệm vụ tạo ra giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, với việc kết nối giữa hệ thống ERP với các thiết bị phần cứng, các thiết bị cảm biến đo hiệu suất máy, thiết bị IoTs, hệ thống MES, robot cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hiệu suất làm việc của máy móc, nhân công, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất chung của doanh nghiệp.
