Quy trình đào tạo nhân viên mới được triển khai bài bản giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn nhân lực chất lượng. Nhân viên mới khi hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và công việc của mình sẽ hòa nhập nhanh chóng và có hiệu quả công việc tốt hơn. Vậy quy trình này gồm các bước nào, khi thực hiện cần lưu ý điều gì?
1. Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Trước một môi trường làm việc mới, dù là người dày dặn kinh nghiệm cũng khó tránh khỏi cảm giác bỡ ngỡ. Một số nhân viên hướng nội dễ cảm thấy lạc lõng, bối rối khi tiếp nhận công việc và chưa thể phát huy hết năng lực. Bởi vậy quy trình đào tạo nhân viên mới là vô cùng cần thiết để tạo cho nhân viên mới khởi đầu thuận lợi.
Mỗi công ty sẽ có phong cách làm việc, văn hóa làm việc khác nhau nên nhân viên mới cần phải tiếp thu lại từ đầu. Trong khi đó thời gian đào tạo lại có giới hạn nhất định, tạo ra những áp lực đối với người hướng dẫn và người được hướng dẫn. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp công việc này trở nên suôn sẻ hơn và đáp ứng đúng thời hạn.
Theo các các chuyên gia nhận định, một quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới chuyên nghiệp có ý nghĩa quan trọng với cả công ty và nhân viên:
- Tạo không khí làm việc thân thiện: Các đồng nghiệp trong phòng nên giới thiệu tên, vị trí làm việc với nhân viên mới. Điều này tạo tâm lý thoải mái nhân viên mới, giúp họ không bị bỡ ngỡ và sẵn sàng hòa đồng với mọi người xung quanh.
- Tiết kiệm thời gian: Trong ngày làm việc đầu tiên, HR nên đưa nhân viên mới thăm quan doanh nghiệp, giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi… sau đó chia sẻ về các hoạt động onboard tiếp theo. Quy trình rõ ràng giúp hai bên chủ động hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Định hướng công việc cho nhân viên mới: Được đào tạo theo quy trình cụ thể giúp nhân viên mới xác định được định hướng của bản thân trong giai đoạn làm quen với môi trường mới, nhanh chóng thích nghi hơn.
- Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên: Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp họ hiểu rõ tổ chức cần gì ở mình và mình có thể mang lại giá trị gì cho tổ chức, từ đó thúc đẩy họ phát huy hết khả năng và nâng cao năng suất công việc.
- Giúp nhân viên mới hội nhập với văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp nào cũng mong muốn tập thể nhân viên có sự đoàn kết và thấu hiểu, cùng chung sức phát triển doanh nghiệp vững mạnh và việc đào tạo ban đầu sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ tinh thần này.
2. 7 bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới
2.1. Chuẩn bị môi trường làm việc
Sau buổi phỏng vấn và công đoạn đánh giá, HR sẽ có trong tay danh sách các ứng viên trúng tuyển. Từ danh sách này, phòng nhân sự cần lên kế hoạch đón tiếp nhân viên mới, chuẩn bị thư mời nhận việc (offer letter), trong đó ghi rõ thông tin về công việc, quyền lợi đã thỏa thuận, thời gian, địa điểm nhận việc. Để thể hiện sự chu đáo của công ty, HR nên hướng dẫn người nhận việc về cách đến văn phòng, nơi gửi xe…
Tiếp theo là chuẩn bị các hạng mục như thẻ nhân viên, chỗ làm việc, bàn làm việc, vật dụng và công cụ làm việc (máy tính và phần mềm liên quan đến công việc, bút, sổ…), bản mô tả công việc và kế hoạch đào tạo nhân viên mới.
Tiếp theo, phòng nhân sự cần gửi mail hoặc thông báo bằng văn bản tới các cá nhân, bộ phận liên quan để họ nắm bắt được về nhân viên mới. Điều này giúp các phòng ban chủ động bố trí công việc và chuẩn bị tinh thần đón tiếp người mới một cách vui vẻ.
